A számlában feltüntetett adó a számla kiállítójától követelhető, függetlenül attól, hogy azt helyes jogszabályi értelmezés alapján állapította-e meg, vagy az adót helyesen számolta-e ki.

A számlára vonatkozó alapvető szabályokat elsődlegesen az Általános forgalmi adóról szóló törvény és a Számvitelről szóló törvény határozza meg.

Az Általános forgalmi adóról szólótörvény - rendeltetésének megfelelően- a számlát az adó nyomon követésnek eszközeként, a Számviteli törvény pedig, mint a gazdasági esemény nyilvántartására alkalmas számviteli bizonylatként határozza meg.

Más jogszabályok - alapvetően törvényi felhatalmazás alapján - ezen számviteli bizonylatok (valamint nyugtaadást biztosító pénztárgépek, taxaméterek (és ide sorolva az elektronikus számlát) kiállításával, a számlázásra vonatkozó kapcsolatos szabályok előírásával, az adóazonosításra alkalmassággal, a számla befogadás szabályaival kapcsolatos előírásokat tartalmazzák.

Az adóalany csak számla birtokában gyakorolhat levonási jogot - a számla igazolja, hogy az adott terméket vagy szolgáltatást az adóalany vásárolta meg és csak arra az adóra nézve gyakorolhat adólevonási jogot, amelyet a számlában feltüntettek, a feltüntetett adó erejéig.

A számlázással összefüggő szabályokat a korábbi szabályozáshoz képest a 2008. január 1-jétől hatályba lépett 2007. évi CXXVII. törvény (továbbiakban Áfa tv.) jelentősen módosította.

A számlázással kapcsolatos rendelkezéseket az Áfa tv. 159-178. paragrafusai tartalmazzák.

Számlázás és bizonylatolás szabályai

2008-tól a számlázás alapvető szabályai között a korábbi évekhez képest változás, hogy igazodva a 6. irányelvként definiált hozzáadott érték adóról szóló 2006/112-es EK irányelv rendelkezéseihez, ennek figyelembe vételével a bizonylatolás tekintetébe részletesebb szabályok kerültek meghatározásra.

Mint ismeretes az irányelv részletesen szabályozza számlázásra és a számla kötelező adattartalmára vonatkozó előírásokat, melynél szigorúbb, de enyhébb szabályokat sem, több, vagy kevesebb adat feltűntetését a tagállamoknak meghatározni nem lehet.

Azonban a számla kibocsátója saját hatáskörében dönthet arról, hogy a minimális tartalmi követelményekhez képest bővebb adattartalommal bocsátja ki a számlát (kevesebbel nem teheti meg!).

Az adóalany köteles a termékértékesítéséről, szolgáltatásnyújtásáról a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője részére, ha az az adóalanytól eltérő más személy vagy szervezet, számla kibocsátásáról gondoskodni, és ha figyelembe vesszük, a számviteli törvény szabályait ezt azonnal meg kell tennie.

Számlát kell kibocsátani akkor is, ha:
- a számlakibocsátó részére egy másik adóalany vagy nem adóalany jogi személy előleget fizet, ekkor a számla annak a termék értékesítésének, szolgáltatás nyújtásának az adatait tartalmazza, amelynek teljesítése fejében járó ellenértékébe az előleg beszámítható,
- a számlakibocsátó részére adóalanyként és/vagy jogi személynek nem minősülő személy, szervezet előleget fizet, és ha kifejezetten kéri a számla kibocsátását, ekkor a számla annak a termék értékesítésének, szolgáltatás nyújtásának az adatait tartalmazza, amelynek teljesítése fejében járó ellenértékébe az előleg beszámítható,
- a számlakibocsátó belföldön kívül, a Közösség területén vagy harmadik államban teljesít termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást, feltéve, hogy gazdasági célú letelepedési helye kizárólag belföldön van, gazdasági célú letelepedési hely hiányában, pedig lakóhelye vagy szokásos tartózkodási helye van kizárólag belföldön.

Újdonságként jelentkezik, hogy a számla kibocsátására nem csak saját maga a kötelezett, hanem megbízása alapján és képviseletében az általa választott meghatalmazott is eleget tehet.

Ezt a megbízást a kötelezettnek és meghatalmazottjának előzetesen kötelező jelleggel írásban kell rögzíteni, melynek során részletesen meghatározzák a számlakibocsátás elfogadásának feltételeit és módját.

A meghatalmazás szólhat egy adott ügyletre vagy a számlakibocsátási kötelezettség általános érvényű teljesítésére. Ha azonban a számlakibocsátás meghatalmazott útján történik, akkor a számla kibocsátásból eredő kötelezettségek teljesítéséért a kötelezettel együtt a meghatalmazott egyetemlegesen felelős még abban az esetben is, ha a felek ettől eltérően állapodtak meg.

A meghatalmazott útján történő számlakibocsátási kötelezettség teljesítésének kizárólag egy meghatalmazott tehet eleget, még abban az esetben is, ha a kötelezett egyébként több személy részére is adott meghatalmazást.

A megbízás szabályait a Ptk. 474-483. paragrafusai, a meghatalmazás részletszabályait, pedig a Ptk. 222-223. paragrafusai tartalmazzák.

A számla kibocsátására főszabályként 15 napon belül eleget kell tenni. A kibocsátás időpontját viszonyíthatjuk a teljesítés időpontjához, de előleg fizetése esetében a fizetendő adó megállapításához is.

Azonban figyeljünk arra, hogy a 15 napos határidőből ne csússzunk ki, ugyanis 2008-tól emelkedtek a bírságtételek, és az Art 45. paragrafusában megfogalmazott bizonylat kiállítási kötelezettség elmulasztása adókötelezettség nem teljesítésének minősül, mely után akár 500 000 forintig terjedő mulasztási bírság szabható ki.

Sőt, érdemes vigyázni, nehogy az adóhatóság az Art. 172. § (2) bekezdését alkalmazza (pedig elvileg a lehetősége meglesz rá), mely szerint az adózó 1 millió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható, ha a számla, egyszerűsített számla, nyugta kibocsátási kötelezettségét elmulasztja, illetőleg a számlát, egyszerűsített számlát, nyugtát nem a tényleges ellenértékről bocsátja ki!

A számlát nem kötelező kézzel aláírni, azonban az elektronikus formában kibocsátott számla esetében legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni.